Privacy statement DAK

DAK verwerkt persoonsgegevens. Daar willen wij graag transparant over zijn en u hierover informeren. Daarvoor hebben wij dit privacy statement opgesteld.

Wat zijn Persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over een persoon zeggen of met hem/haar in verband kunnen worden gebracht. Bijvoorbeeld een naam en adres, maar ook een inkomen of een IP adres van een computer. Daarbij wordt sommige gevoelige gegevens als Bijzondere persoonsgegevens aangemerkt. Bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens over ras.

Verwerking persoonsgegevens

Verwerken is een breed begrip. Het gaat om alles wat je kunt doen met een persoonsgegeven. Denk hierbij aan verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, opvragen, doorzenden, beschikbaar stellen maar ook vernietigen en verwijderen van persoonsgegevens.  Binnen DAK verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor:

  • De totstandkoming en het beheren van een lidmaatschap van onze coöperatie waarbij zelfstandig financieel adviseurs lid van onze coöperatie worden/zijn.
  • De totstandkoming, het afsluiten en het beheren van financiële producten zoals verzekeringen, hypotheken en kredieten, welke wij als dienstverlening voor onze leden uitvoeren
  • Het kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, bijvoorbeeld een wettelijke zorgplicht gedurende de looptijd van een financieel product of het voldoen aan een wettelijke termijn voor het bewaren van gegevens. Maar denkt u ook aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) die ons verplicht een (nader) onderzoek in te stellen als er mogelijk sprake is van een ongebruikelijke transactie.
  • Het beschermen van de algemene belangen in de financiële sector, zoals bijvoorbeeld om fraude tegen te gaan of te onderzoeken. Voor dit doel delen wij informatie met of raadplegen wij incidentenregisters en waarschuwingssystemen. Maar het kan ook zijn dat wij verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven aan een aan een toezichthouder of klachteninstantie. Bijvoorbeeld aan de Autoriteit Financiële Markten of het Klachten Instituut Financiële Dienstverlening.
  • De uitvoering van promotie-en marketingdoeleinden, bijvoorbeeld om leden te informeren over nieuwe financiële producten en/of nieuwe dienstverlening
Verwerkt DAK ook Bijzondere persoonsgegevens?

Om onze dienstverlening voor financieel adviseurs goed te kunnen vervullen, verwerken wij soms gegevens over gezondheid of strafrechtelijk verleden. Denk hierbij aan het afsluiten van een arbeidsongeschiktheidsverzekering of fraude opsporing. Etnische gegevens of gegevens over ras worden door ons niet verwerkt.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Alle bedrijfsonderdelen van DAK verwerken persoonsgegevens. Waar wij in dit privacy statement spreken over DAK, bedoelen wij:

  • Coöperatie Dienstverlening Assurantiekantoren U.A.
  • DAK Polisbeheer B.V.
  • DAK Faciliteiten B.V. 
  • DAK Volmacht B.V.
  • Dienstverlening Verzekeringsmaatschappijen B.V.
Hoe gaat de DAK met persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor de hierboven genoemde verwerkingen. Wel kunnen wij gegevens langer bewaren op basis van wettelijke verplichtingen tot archivering of archiefdoeleinden.

Persoonsgegevens worden verwerkt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en hebben een integriteitsverklaring afgelegd.

Bij de uitvoering van onze dienstverlening voor financieel adviseurs moeten wij persoonsgegevens uitwisselen. Bijvoorbeeld met een verzekeraar waarbij een verzekering is afgesloten. In geval van een  krediet of een hypotheek verstrekken wij persoonsgegevens aan geldverstrekkers en raadplegen wij persoonsgegevens bij het Bureau Krediet Registratie (BKR).

Wij schakelen alleen derden in als dit past bij het doel waarvoor wij de persoonsgegevens hebben ontvangen. Zo bieden wij de aangesloten financieel adviseurs systemen van derden waarin op basis van individuele persoonsgegevens berekeningen en/of vergelijkingen kunnen worden gemaakt. Vanzelfsprekend maken wij met deze derden nadrukkelijk afspraken over de beveiliging van deze verwerkingen en de geheimhouding van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden door ons niet verkocht of verhuurd. In een uitzonderlijk geval (bv. faillissement van een financieel adviseur) kunnen wij in het kader van de wettelijke zorgplicht “onbeheerde” persoonsgegevens in beheer overdragen aan een ander financieel adviseur.

Vanzelfsprekend conformeren wij ons altijd aan de geldende wet en regelgeving ter bescherming van persoonsgegevens. Persoonsgegevens die zijn geregistreerd kunnen worden opgevraagd en op verzoek worden gewijzigd, aangevuld of verwijderd.

Bezoek van onze websites

Het gebruik van onze websites wordt door ons op verschillende manieren gevolgd:

  • Het IP-adres: het adres van de computer of mobiel op internet dat nodig is om ervoor te zorgen dat computers met elkaar kunnen communiceren.
  • Gegevens over het bezoek aan onze site of apps: wanneer is welke webpagina’s bezocht, zoekopdrachten gedaan of ingelogd.
  • Het apparaat waarmee onze site of apps wordt bezocht, bv. mobiel, pc of tablet. En welk besturingssysteem en versie van de browser er wordt gebruikt. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat de inhoud wordt getoond op de manier die bij het toestel past.
  • Cookies en cookie-instellingen. Cookies  zijn hele kleine tekstbestandjes die bestaan uit letters en cijfers. Ze houden gegevens bij over de websites die worden bezocht en  voorkeuren, zoals de taal of gebruikersnaam. Dankzij cookies weten we welke pagina’s worden bekeken en welke producten of diensten interessant worden gevonden.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door DAK kunt u terecht bij:

DAK Intermediairscollectief

Marconibaan 57
3439 MR Nieuwegein
Postbus 645
3430 AP Nieuwegein
030-666 00 00
ledenservice@dak.nl
Privacy Beleid DAK

Binnen DAK wordt veel gewerkt met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld door onze leden (financieel adviseurs) bij hun klanten voor het geven van financieel advies en /of bemiddelen in financiële producten. Deze klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat DAK zorgvuldig en veilig met hun persoonsgegevens omgaat. Dit geldt ook voor onze leden en eigen medewerkers waarvan wij  persoonsgegevens vastleggen.

In de financiële dienstverlening is steeds meer sprake van digitalisering en automatisering. Ook staan nieuwe technologische ontwikkelingen voor de deur zoals robotisering en blockchain. Dit stelt andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. DAK is zich hier van bewust en waakt er voor dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van systeem-en procesontwerp, informatiebeveiliging, dataminimalisatie, en gebruikerscontrole.

Het waarborgen van privacy is niet alleen een belangrijk aandachtspunt van directie en management bij bv. systeem en procesinrichting, maar ook van alle medewerkers binnen de organisatie. Onze medewerkers verwerken dagelijks veel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de administratieve verwerking en beheer van financiële producten. Dit beleid is dan ook van toepassing op de gehele organisatie, alle processen en gegevensverzamelingen van DAK.

Wij conformeren ons aan alle geldende relevante nationale en Europese wet- en regelgeving inzake privacybescherming. Wij houden ons hierbij aan de hierin opgenomen uitgangspunten:

  • Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

  • Grondslag en doelbinding

DAK zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

  • Dataminimalisatie

DAK verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Wij streven naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

  • Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om onze taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Voor archivering hebben wij termijnen gesteld.

  • Integriteit en vertrouwelijkheid

DAK gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Al onze medewerkers hebben een integriteitsverklaring afgelegd. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt DAK voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

  • Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen (bv. verzekeraars en geldverstrekkers), waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt DAK afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.

  • Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zoveel mogelijk beperkt.

  • Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

  • Rechten van betrokkenen

DAK respecteert alle rechten van betrokkenen zoals vastgelegd in geldende relevante wet en regelgeving.

Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door directie van DAK. Het beleid wordt jaarlijks  geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via de DAK Nieuwsbrief. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op WijzijnDAK.nl en DAK.nl

12 juni 2018